En el panorama digital actual, en constante evolución, la organización de seminarios web es cada vez más importante y popular. Los seminarios web han demostrado ser una poderosa herramienta para ampliar el alcance, fomentar la participación e impulsar resultados tangibles, independientemente de las fronteras geográficas. Sin embargo, convertirse en anfitrión de un seminario web puede parecer una tarea de enormes proporciones, sobre todo si no se tiene mucha experiencia. En este artículo le explicaremos cómo preparar y organizar seminarios web de éxito para que su público le adore y quiera más.
En este artículo, repasaremos tus funciones como anfitrión y te ayudaremos a planificar eficazmente cada etapa de tus eventos en línea. Descubrirá herramientas útiles y cómo organizar su trabajo para ahorrar tiempo. También descubrirá algunas de las mejores ideas para organizar un seminario web. Siga leyendo para descubrir lo fácil y gratificante que puede ser organizar un seminario web.
Organización de seminarios web: ¡una tarea difícil!
El proceso de creación de un webinar solía requerir una gran cantidad de conocimientos técnicos y complejas configuraciones que podían llevar horas de ajuste y pruebas antes de ponerse en marcha. Este proceso ya no es necesario con el uso de un servicio fiable que le permite organizar un seminario web con muy pocos conocimientos técnicos y resultados óptimos.
Pero, ¿cómo organizarlo? Hoy vamos a ofrecerle una guía que le mostrará los pasos que debe seguir para organizar un seminario web con éxito.
En primer lugar, ¿quién es el anfitrión de un seminario web?
El anfitrión es la persona que dirige el seminario. Como anfitrión, suele iniciar el evento, presentar a los ponentes y dirigir una sesión de preguntas y respuestas en directo al final. El anfitrión es responsable de la gestión y supervisión del seminario. Esta persona es la fuerza motriz del evento y tiene diversas responsabilidades para garantizar el buen desarrollo del seminario virtual. ¿Cuáles son las responsabilidades del anfitrión de un seminario virtual?
Como anfitrión de un seminario web, suele ser responsable de varias cosas:
- iniciar el seminario web,
- presentar a los ponentes invitados,
- facilitar una sesión de preguntas y respuestas en directo al final,
- fomentar la participación del público.
El anfitrión del seminario web suele ser la persona principal a la que se ve en el evento. Da la bienvenida a todos los participantes y mantiene su interés. Por lo tanto, tiene que saber mucho sobre el tema del webinar y ser capaz de manejar cualquier sorpresa que pueda surgir. Es responsable de explicar cómo utilizar los componentes interactivos, como las encuestas o el chat, y de solucionar cualquier problema técnico.
¿Cuáles son las cualidades de un anfitrión de seminarios web de éxito?
Un anfitrión de éxito tiene grandes dotes técnicas y de comunicación, es detallista, muy organizado y puede tranquilizar a su público incluso cuando surgen imprevistos. Sabe conciliar las necesidades del orador, el público y los organizadores.
Para tener éxito, el anfitrión del seminario web debe serlo:
- Un experto en el tema elegido
- Buen organizador
- Una persona entusiasta y abierta
- Buen conocedor de la tecnología
Como anfitrión de un seminario web, su papel consiste en presentar claramente a la audiencia el programa del seminario, indicando lo que pueden esperar durante la sesión. También debe conocer a fondo las funciones de la plataforma que utilice, por ejemplo
- Gestión de la sección de preguntas y respuestas,
- Presentar a los ponentes,
- interactuar con el público,
- Facilitar las peticiones de los asistentes para subir al escenario.
De este modo, el público puede participar plenamente en el evento y disfrutar de la experiencia del seminario web.
Cómo organizar un seminario web: guía paso a paso
Para que su seminario web destaque, es esencial seguir ciertos pasos antes, durante y después de la sesión. Aunque cada evento en línea es único, puede utilizar esta lista como un sencillo plan de proyecto o guía para todos sus futuros seminarios web. Si se concentra en estos puntos, es probable que su seminario web tenga más éxito.
En primer lugar, debes ocuparte de las cuestiones técnicas
Necesitarás un dispositivo con cámara web y micrófono, una conexión a Internet estable y una cuenta en una plataforma de webinars como LiveWebinar.
LiveWebinar le permite alojar sus seminarios web con muchas otras grandes características, y es una de las mejores plataformas para aquellos que están buscando para empezar a organizar seminarios web. Crear una cuenta es rápido y sencillo: ¡puede empezar a trabajar en cuestión de minutos!
Seleccione su software
En la actualidad, existen muchas opciones de software para seminarios web que pueden utilizarse para organizarlos. Aunque puede resultar abrumador encontrar el más adecuado, tenga en cuenta qué planea hacer con sus seminarios web y cómo desea organizar el evento. LiveWebinar es un software de webinars todo en uno basado en navegador que le permite organizar, celebrar y promocionar webinars fácilmente. Esta plataforma le permite crear webinars muy atractivos e interactuar con su audiencia, utilizando funciones como:
- Encuestas y tests,
- Cuestionarios interactivos,
- Pizarras blancas,
- Salas de descanso,
- Chats traducidos.
Sin necesidad de descargas ni plugins, LiveWebinar es más que capaz de albergar su próximo gran seminario web. Para obtener más información, visite www.livewebinar.com.
¿Cómo preparar un webinar con LiveWebinar?
Elija un tipo de webinar
Con LiveWebinar puede organizar diferentes tipos de webinars:
- Webinars regulares - planificados para una hora y fecha concretas.
- Reuniones instantáneas - cuando elija esta opción, se programará automáticamente una nueva sala de webinar, con la configuración predeterminada. Puede invitar inmediatamente a los participantes a la reunión.
- Eventos siempre verdes - webinars automatizados, creados con el uso del contenido preparado anteriormente. Pueden repetirse automáticamente sin la presencia en directo del anfitrión.
Crear un presentador
Puede crear al menos un perfil de presentador para los seminarios web en directo que tenga previsto realizar. Normalmente incluye su nombre, información de contacto, una foto de perfil y una breve biografía. Es importante asegurarse de que la breve biografía sea convincente, ya que es algo que puede atraer fácilmente a la gente a sus seminarios web.
Con LiveWebinar tiene 4 modos para elegir:
- Debate: perfecto para organizar sesiones con un gran número de asistentes. Le permite crear interacciones entre sus invitados y dejarles compartir su audio y vídeo.
- Presentación - da vía libre al presentador y funciona mejor para webinars o clases online. De esta forma puedes mostrar ideas y compartir conocimientos con tus oyentes - en este modo eres el punto central de la reunión.
- Preguntas y respuestas - es la mejor manera de compartir las ventajas de debatir y presentar en una misma sesión. Con este modo podrás dar voz a tus participantes, al tiempo que mantienes un papel clave en la reunión.
- Levantar la mano - sólo pueden hablar los presentadores y los participantes pueden pedir permiso para hablar.
Como anfitrión, puedes asignar diferentes roles a tus participantes, también puedes controlar la lista de ellos. Por ejemplo, puedes cambiar el rol de alguien de asistente a presentador para que pueda utilizar la pizarra, o puedes eliminarlo completamente de la sala.
Programe su seminario web
Ready to Get Started? Al programar su seminario web, la información más necesaria será el nombre del seminario y la fecha y hora. No olvide tener en cuenta las zonas horarias si organiza un seminario internacional. Seleccionar una hora que funcione tanto para alguien en Hawai como en Italia puede ser difícil, pero de ello dependerá el éxito del webinar. También puede optar por ofrecer una agenda del evento para que los asistentes puedan hacerse una mejor idea de lo que aprenderán a distancia. Puede obtener más información sobre el mejor momento para programar un seminario web en nuestra entrada del blog Mejor momento del día y de la semana para organizar seminarios web.
Invitar a los participantes
Otro consejo sobre cómo ser anfitrión tiene que ver con los participantes. Añadir participantes a los eventos es pan comido, todo lo que necesitas es su email, pegarlo en el campo correspondiente y darle a "Enviar". Con LiveWebinar, sólo tienes que subir un archivo CSV con una lista de los correos electrónicos de los posibles participantes y el sistema enviará las invitaciones por ti.
Activar el formulario de inscripción
Puede pedir a cada participante que facilite información específica para poder acceder a un seminario web. Una vez que se hayan registrado, tendrán acceso a una URL personalizada para el evento. Esta es una excelente forma de crear una base de datos de personas interesadas en sus seminarios web. Lea más sobre formularios de registro aquí.
Crear un sondeo o encuesta
Este proceso es muy sencillo y le permite crear un gran número de preguntas si necesita obtener información de las personas que van a asistir a su seminario web. Se trata de una herramienta muy poderosa porque hace que el seminario sea mucho más atractivo para el público. Las encuestas y los sondeos hacen que la gente sienta que está participando y que su opinión y sus aportaciones son valiosas para usted y para su empresa.
Configura los ajustes de grabación
Si quieres tener contenido para luego vender o distribuir, puedes grabar tu webinar. Esta es una parte muy importante de configurar porque te permitirá establecer la calidad y el framerate dependiendo de tu velocidad de conexión. También puedes configurar el diseño, el idioma y el bitrate de vídeo. Estas configuraciones jugarán un papel importante en la calidad de tu transmisión de vídeo en directo.
Comprobar la conexión a Internet
Si su conexión a Internet es baja, tendrá que elegir la configuración más baja para evitar problemas de conexión entre usted y el público de su seminario web. Es recomendable que tengas una buena velocidad de Internet tanto para las descargas como para las subidas si quieres conseguir los mejores resultados. También puede ponerse en contacto con su proveedor de Internet para averiguar si puede aumentar la velocidad por un coste asequible. Siempre es aconsejable mejorar tu conexión para disponer de vídeos de calidad para tus webinars.
Listo para funcionar
Ahora, usted está listo para ir en vivo en la fecha prevista. Su evento se pondrá en directo y el número de personas que se presenten podrá acceder instantáneamente a él en función del correo electrónico que hayan recibido. Tienes que configurar la cámara y el micrófono para asegurarte de que la gente pueda oírte cuando empiece el webinar. Esto es muy importante si quieres obtener buenos resultados. Asegúrate de utilizar un micrófono de ordenador que funcione correctamente y una webcam con una buena resolución.
Cómo configurar su ubicación
¿Listo para otro consejo sobre cómo ser anfitrión? ¡Genial! Si decides empezar a retransmitir en directo, tienes que asegurarte de que estás en un lugar en el que no te van a interrumpir y en el que ningún ruido externo va a interferir en tu sesión. Una buena forma de hacerlo es informar a la gente de tu casa u oficina de que no te molesten durante un periodo de tiempo determinado.
Si vas a estar acompañado de tu smartphone, es una buena idea apagar el sonido y dejar el teléfono en un lugar donde puedas verlo, pero tu público no. De esta forma podrás estar pendiente de cualquier emergencia si lo consideras necesario.
Si crees que no puedes evitar las interrupciones en tu ubicación, puedes plantearte buscar un lugar alternativo para realizar tus webinars. La gente puede considerar poco profesional que le interrumpan constantemente en mitad de un webinar.
Cómo promocionar sus seminarios web
El último paso en nuestro viaje para responder a la pregunta de cómo alojar está aquí para decirle cómo promover sus seminarios web.
Listas de correo
Una de las ideas es crear una lista de correo. Una buena forma de hacerlo es crear un blog relacionado con tu nicho. Asegúrate de que empiezas a bloguear sobre contenidos que tu público objetivo va a encontrar útiles. Crear contenido es tan importante como asegurarse de que se carga rápidamente para los visitantes de su sitio web. Es importante respaldar todo el contenido alojado con la CDN adecuada.
Boletines
Tener un proceso de creación de contenido sólido y ser consistente con tu contenido va a ser extremadamente importante porque esto te ayudará a escalar en los resultados orgánicos con tus palabras clave objetivo. Es importante que usted puede tener un boletín opt-in para sus visitantes.
Medios sociales
También puede utilizar las redes sociales para este fin. Los anuncios de Facebook resultan muy útiles porque puedes dirigirte a un público muy específico y sólo vas a pagar por clic. También puedes crear una página gratuita en Facebook y empezar a promocionarla entre tus amigos y familiares. Este es un método que lleva mucho más tiempo, pero los resultados de crecimiento orgánico van a valer la pena el esfuerzo. Para encontrar aún más gente, considere la posibilidad de crear un programa de marketing de afiliación y dar una pequeña comisión a las personas que recomienden su seminario web. Lea más sobre las redes sociales en nuestro blogpost: Maximice el alcance de su seminario web: The Ultimate Guide to Social Media Live Streaming.
Para conseguir que la gente se una a su seminario web, debe:
- Crear un título atractivo para su seminario web.
- Captar la atención de los asistentes potenciales con la descripción del seminario web.
- Tratar temas que despierten el interés de su audiencia.
- Animarles a inscribirse en el seminario web.
- Mantenerlos interesados en su marca antes, durante e incluso después del evento.
Para ello, debe contar con un plan de marketing que le ayude a promocionar su seminario web. En él debe describir el contenido, el calendario y los lugares en los que tiene previsto promocionar el seminario. Una buena idea es utilizar una combinación de publicaciones regulares en las redes sociales y anuncios de pago durante un mes para atraer a más personas y convertirlas en asistentes.
Consejo útil: Por lo que hemos visto en el marketing de seminarios web, enviar invitaciones a su evento los martes y miércoles funciona mejor. En LiveWebinar puede enviar correos electrónicos de registro personalizables y crear páginas de destino para ayudarle a promocionar sus seminarios web.
Cómo iniciar un webinar como anfitrión de un webinar
Preparar a su audiencia para un seminario web de éxito es tan importante como darles la bienvenida. Comience la sesión estableciendo las reglas básicas y el itinerario de la reunión. Siga esta secuencia:
1. Salude a su público
Antes de compartir la pantalla, asegúrate de que la cámara está encendida. Cuando empiece la presentación, quítese el silencio y agradezca a todos su asistencia. Si esperas más participantes, informa a los presentes de que esperarás 3 minutos más para empezar. Durante este tiempo de espera, interactúa con los asistentes, por ejemplo, preguntándoles desde dónde están sintonizando.
2. Establezca las reglas básicas
Agradece a los que se han incorporado un poco más tarde y establece las normas básicas:
- ¿Las cámaras deben estar encendidas o apagadas durante la sesión?
- El momento y el método adecuados para formular preguntas.
- La duración prevista del seminario web.
- Si se espera que tomen notas o si compartirás la información después.
- Recuerde a todos que deben mantener el respeto y la educación durante la sesión.
- Abra el turno de preguntas antes de continuar.
3. Presentar el orden del día
Proporcione un resumen de lo que abarca la sesión, incluido el horario de las pausas programadas. También es el momento adecuado para destacar funciones como la pestaña de preguntas y respuestas, los comentarios emoji y la opción de "levantar la mano" para mejorar su experiencia con la plataforma del seminario web.
4. Presentar a los oradores
Presente cordialmente al orador u oradores invitados e invíteles a comenzar. Es fundamental pronunciar correctamente sus nombres y hacer una presentación profesional precisa. Aclara tu papel y dales la palabra.
¿Cómo organizar un seminario web de forma atractiva?
Atraer a su público durante un seminario web no tiene por qué ser difícil. Pruebe estos trucos:
- Utilice encuestas en directo: hágalo interactivo formulando preguntas de opción múltiple mediante la función de encuestas. Por ejemplo, puede utilizarla para compartir datos curiosos o simplemente para romper el hielo con una pregunta sencilla como "¿Cómo se siente todo el mundo hoy?".
- Comience con un rompehielos - Dependiendo de su tema, juegue a un juego rápido o haga una pregunta sencilla relacionada con el tema de su seminario web. Por ejemplo, puede mostrar una imagen divertida y pedir a los participantes que elijan la parte con la que más se identifican.
- Fomente la participación - Invite a su audiencia a hacer preguntas, compartir opiniones en el chat o incluso unirse al debate. La participación activa mantiene el interés de la gente.
- Añada variedad: utilice distintos tipos de contenido, como diapositivas, imágenes y vídeos, para mantener el interés. Cambia tu estilo mezclando narración, datos y actividades interactivas.
- Pausas para preguntas y respuestas - Haga pausas para preguntas a intervalos. Ayuda a los participantes a mantener la concentración y aclara cualquier duda.
- Hazlo divertido con pruebas, retos o pequeños concursos. La gamificación añade emoción a su seminario web.
Con estos consejos puede hacer que sus seminarios web sean más divertidos y atractivos para su audiencia.
Conclusión
Felicidades, ahora ya conoce la información básica sobre cómo organizar un seminario web. El nivel de éxito que sea capaz de alcanzar con sus seminarios web va a depender en gran medida de la cantidad de promoción que realice con este fin. La difusión activa de seminarios web en directo le ayudará a crecer y a construir su reputación.
A la hora de elegir la plataforma ideal para alojar sus webinars, LiveWebinar destaca como la mejor opción. Su interfaz fácil de usar, su amplio conjunto de funciones y sus planes de precios flexibles la convierten en la solución perfecta para todos, desde creadores individuales hasta grandes empresas. Con LiveWebinar, no sólo organizará seminarios web, sino que creará experiencias envolventes y atractivas que dejarán un impacto duradero en su audiencia. Dé el salto y mejore sus seminarios web con LiveWebinar hoy mismo. Su público, su mensaje y su éxito se merecen lo mejor.