Wideokonferencje są nieodłącznym elementem naszego codziennego życia zawodowego. To idealne rozwiązanie dla prowadzenia spotkań, prezentacji i innych ważnych wydarzeń, które pozwala na połączenie pracowników czy klientów zlokalizowanych na całym świecie, niezależnie od strefy czasowej.
Jednak prowadzenie udanej wideokonferencji może być… trudne. Z jednej strony musisz zapewnić wysokiej jakości połączenie, a z drugiej, kiedy już się połączysz - zachęcić uczestników do udziału i zaangażowania. Jak więc to zrobić?
W naszym artykule, omówimy kilka prostych wskazówe, które pozwolą Ci prowadzić skuteczne wideokonferencje, które realizują Twoje cele biznesowe.
Co to jest wideokonferencja
Wideokonferencja to forma komunikacji, w której kilka osób może uczestniczyć w rozmowie lub prezentacji za pomocą sprzętu audio-wideo i sieci internetowej.
12 dobrych praktyk dla wideokonferencji
#1 Przeprowadź test połączenia i sprzętu
Przeprowadzenie testu połączenia i sprzętu PRZED rozpoczęciem wideokonferencji pozwala na upewnienie się, że wszystko działa prawidłowo i zapobiega niepotrzebnym problemom technicznym w trakcie spotkania. Wystarczy poświęcić kilka minut, aby uniknąć kilku godzin problemów technicznych!
W przypadku niepowodzenia testu można “na spokojnie” zidentyfikować i naprawić problemy, zapewniając jednocześnie płynny przebieg wideokonferencji. Brak testu może prowadzić do utraty czasu po rozpoczęciu spotkania, frustracji uczestników i braku efektywności. Warto więc wykonać nawet krótki test przed każdą wideokonferencją – nawet, jeśli masz 100% pewność, że wszystko “ostatnio” działało znakomicie.
#2 Przygotuj oświetlenie i tło
Zadbanie o odpowiednie oświetlenie i tło jest bardzo ważne w celu uniknięcia rozproszenia uczestników. Oświetlenie powinno być dostosowane do tematu i rodzaju spotkania, a tło powinno być przyjazne, ale nie za jaskrawe. Odpowiednie tło pomoże również utrzymać uwagę uczestników i sprawić, że będzie ona skupiona na tym, co dzieje się “przy stole”. Jeśli nie dysponujesz odpowiednimi warunkami, możesz wykorzystać tła wirtualne, dostępne np. w LiveWebinar.
#3 Użyj odpowiedniej platformy - LiveWebinar
Nie ma efektywnych wideokonferencji bez efektywnych narzędzi. Jednym z nich jest LiveWebinar.
Przeprowadzanie wideokonferencji z LiveWebinar to przyjemność ze względu na szereg interaktywnych funkcji i integracji, które pozwalają na jeszcze lepsze doświadczenie dla uczestników. Platforma oferuje szereg narzędzi, takich jak funkcje pytań i odpowiedzi, testy, ankiety, głosowania, czy też udostępnianie ekranu – które zachęcają do zaangażowania uczestników i pozwalają im uzyskać jak najwięcej z webinaru czy spotkania. Wszystkie funkcje są intuicyjne w użyciu, a ich osadzenie w wideokonferencji jest szybkie i łatwe.
LiveWebinar także wyróżnia się swoim podejściem do bezpieczeństwa. Platforma zapewnia szyfrowanie danych i transmisji, a także narzędzia do zarządzania i kontrolowania dostępu, co pozwala na zapewnienie pełnej prywatności spotkań.
Innowacyjne podejście LiveWebinar to także łatwa integracja z innymi aplikacjami i narzędziami, co umożliwia zarządzanie wideokonferencją i jej przebiegiem w jednym panelu.
#4 Wycisz dźwięki
Ciche otoczenie = pełne skupienie podczas wideokonferencji.
Nawet takie szczegóły jak dźwięk parzonej w ekspresie kawy, odkurzacz, a nawet wiatrak, mogą rozpraszać uwagę uczestników i utrudniać ich zrozumienie wypowiadanych słów. Przed rozpoczęciem spotkania warto zadbać o to, aby otoczenie było jak najcichsze (dotyczy to także dzwonków w telefonie!) u każdego członka spotkania. Taka praktyka pozwoli skupić się na celach i tematach omawianych na wideokonferencji, co jest niezbędne dla jej efektywności.
#5 Zadbaj o wizerunek
Postępuj zgodnie z dobrymi praktykami ubioru do wideo: unikaj ubrań w paski i wzory, które mogą stać się rozpraszające lub rozmywać głos. Wybieraj jednolite kolory i stonowane akcesoria. Ubieranie się adekwatnie do tematu spotkania, ale i schludnie, może także pozytywnie wpływać na ocenę Twojej profesjonalności.
#6 Przygotuj zasoby
Prezentacja powinna być atrakcyjna i zawierać ważne i interesujące informacje, które pomogą uczestnikom zrozumieć cele i zadania omawiane na spotkaniu. Postaw na wyróżnienie ważnych informacji – użyj pogrubienia czy pochylenia, aby zwrócić uwagę wszystkich podczas wideokonferencji. Dostarczenie uczestnikom wcześniej materiałów, takich jak notatki i prezentacje, pozwala im przygotować się i lepiej zrozumieć temat. Wszystko to pomaga zachęcić uczestników do udziału i zaangażowania w dyskusję i wymianę myśli, co jest kluczowe dla osiągnięcia sukcesu.
#7 Sprawdź nagłośnienie
Zadbanie o dobrą jakość dźwięku jest niezbędne dla udanej wideokonferencji. Niejasne i zakłócone dźwięki utrudniają komunikację i przekazywanie informacji, co może prowadzić do nieporozumień i trudności w wypracowywaniu wspólnych wniosków. Czasami nawet najlepszy sprzęt może pokrzyżować szyki organizatorom wideokonferencji, dlatego warto je przetestować!
#8 Zapanuj nad dyskusją
Umożliwienie uczestnikom wyrażenia swoich poglądów i uwag jest nieodłączną częścią wideokonferencji, szczególnie, jeśli odbywa się ona pomiędzy kilkunastoma osobami. Pozwalając każdemu zabrać głos, dajesz szansę na rzeczywisty dialog i zwiększenie świadomości innych uczestników na temat danej kwestii.
Zazwyczaj takie dyskusje prowadzą do lepszych decyzji, a także do spostrzegania nowych i ciekawych punktów widzenia. Zachowuj się profesjonalnie i otwarcie, aby stymulować dyskusję – nie zapomnij jednak o moderacji i wprowadzeniu specjalnych zasad, np. zabieranie głosu poprzez podniesienie ręki, lub wprowadzeniu limitu czasu na każdą wypowiedź.
#9 Sprawdź ustawienia obrazu
Jeśli obraz jest zbyt ciemny lub zbyt jasny, może to utrudniać czytanie i zrozumienie prezentacji. Ustaw odpowiednią jasność i kontrast, tak aby prezentacja była dobrze widoczna dla wszystkich uczestników. Jeśli osadzasz prezentację w swojej wideokonferencji, uważnie dobierz kolory i zadbaj o formatowanie – pamiętaj, że prezentacja może być wyświetlana w różnych rozdzielczościach, i na różnych urządzeniach.
#10 Utrzymuj kontakt wzrokowy
Przyciąganie wzroku innych osób pomaga angażować ich w dyskusję i sprawia, że wszyscy czują się uważnie słuchane. To może być wyzwanie w czasie wideokonferencji, ale podobnym zabiegiem jest… patrzenie w kamerkę, zamiast w ekran. Możesz nakleić małą kolorową karteczkę z tyłu Twojego ekranu, za kamerką, aby zwracała na siebie swoją uwagę w czasie wideokonferencji, a tym samym, zwracała Twój wzrok w stronę kamery.
Dzięki temu Twoje spotkanie będzie bardziej dynamiczne i interesujące. Podejmuj dodatkowe działania, by zapewnić równy dostęp do głosowania oraz aby rozbudzić dyskusję podczas spotkań..
#11 Dostosuj tempo prezentacji
Jeśli tempo jest zbyt szybkie, uczestnicy mogą mieć trudności z zrozumieniem prezentacji i przyswojeniem informacji. Natomiast, jeśli tempo jest zbyt wolne, uczestnicy mogą się nudzić i tracić zainteresowanie.
Musisz dostosować tempo prezentacji do potrzeb uczestników, tak aby zapewnić ich zaangażowanie i zrozumienie prezentowanych informacji! Daje to także szansę na reagowanie na pytania i uwagi uczestników, co pozwala na bieżąco dostosowywać prezentację do ich potrzeb.
Jeśli zależy Ci na doskonałym doświadczeniu dla każdego uczestnika wideokonferencji, nie możesz pominąć tego kroku!
#12 Podsumuj wideokonferencję
Po omówieniu wyników i ewentualnych wniosków, uczestnicy będą mieć jasny obraz tego, co zostało osiągnięte i jakie kroki należy podjąć w przyszłości. To także odpowiedni moment na ewentualne pytania i dalszą dyskusję.
BONUS: Checklista dla organizatorów wideokonferencji
- Przed rozpoczęciem wideokonferencji, przeprowadzenie testu połączenia i sprzętu.
- Zadbanie o odpowiednie oświetlenie i tło, aby uniknąć rozproszenia uczestników.
- Użycie wydajnego i niezawodnego narzędzia do wideokonferencji.
- Zapewnienie cichego otoczenia, aby uniknąć przeszkadzania w trakcie wideokonferencji.
- Przestrzeganie dobrego wyglądu i odpowiedniego ubrania, aby zachować profesjonalny wizerunek.
- Przygotowanie prezentacji i materiałów, aby zachęcić uczestników do udziału i zaangażowania.
- Zadbanie o dobre nagłośnienie i jakość dźwięku, aby uniknąć trudności w komunikacji.
- Umożliwienie uczestnikom wyrażenia swoich poglądów i uwag, aby zachęcić do dyskusji.
- Ustawienie odpowiedniej jasności i kontrastu obrazu, aby uczestnicy byli w stanie dobrze widzieć prezentację.
- Utrzymywanie kontaktu wzrokowego z uczestnikami, aby zachować angażującą atmosferę.
- Dostosowywanie tempa prezentacji do potrzeb uczestników, aby zapewnić ich zaangażowanie.
- Po zakończeniu wideokonferencji, omówienie wyników i ewentualne wnioski, aby uczestnicy wiedzieli, co dalej.
Podsumowanie
Zorganizowanie wideokonferencji nie jest wyzwaniem, ale zorganizowanie udanej wideokonferencji – już tak! Wymaga to wielu przemyślanych działań i dobrych praktyk. Nie zrażaj się, jeśli Twoja pierwsza wirtualna konferencja “to jeszcze nie to” – nie od razu Rzym zbudowano.
Mamy nadzieję, że nasz wpis okaże się dla Ciebie pomocny – a platforma LiveWebinar dostarczy Ci wielu funkcji, które sprawią, że Twoje wideokonferencje będą jeszcze lepsze i efektywniejsze dla Twojego biznesu.