Mail powitalny to kluczowy element w budowaniu trwałej relacji z klientem. To pierwszy kontakt, który może zadecydować o tym, czy zyskasz jego zaufanie i sympatię, czy też zostaniesz odrzucony.
To właśnie z tych powodów warto poświęcić czas na przygotowanie odpowiedniej wiadomości, która nie tylko powita klienta, ale już na samym początku dostarczy mu ważnych informacji.
W dzisiejszym artykule opowiemy, dlaczego należy wysłać takiego maila, dowiesz się, jakie elementy powinny się w nim znaleźć i poznasz kilka przykładów, które pozwolą Ci zbudować pozytywne relacje z Twoimi odbiorcami.
Zaczynajmy!
Co to mail powitalny?
Ogólnie rzecz ujmując, mail powitalny to pierwsza wiadomość e-mail, którą otrzymuje klient tuż po zarejestrowaniu się w serwisie lub dokonaniu zakupu w sklepie internetowym.
Jest to ważny element marketingowy, który może zdziałać wiele dobrego dla marki. Można w nim m.in.:
- podziękować klientowi za rejestrację lub zakup,
- przedstawić ofertę firmy,
- zaprosić do skorzystania z innych produktów lub usług,
- a także zapewnić o wysokiej jakości obsługi klienta i zapewnić wsparcie techniczne.
Istotną zaletą maila powitalnego jest możliwość personalizacji treści i dopasowania go do oczekiwań. Możesz więc wykorzystać imię klienta, odwołać się do jego preferencji zakupowych, zaprezentować ofertę dostosowaną do jego potrzeb, i tak dalej. Jest również dobrym narzędziem do zachęcania klienta do kolejnych działań, takich jak zapisanie się na newsletter.
Dlaczego warto wysłać maila powitalnego?
Zacznijmy od podstaw, czyli wyjaśnijmy, dlaczego w ogóle warto zrobić maila powitalnego i wysłać go do odbiorców.
Wysłanie maila powitalnego to jedna z pierwszych interakcji firmy z nowym klientem, która ma ogromne znaczenie w budowaniu trwałych relacji z nim.
Może pomóc w budowaniu pozytywnego wizerunku firmy, zwiększeniu lojalności klientów i zwiększeniu konwersji sprzedaży. Pamiętaj, że jest to pierwszy kontakt z klientem, który może zaważyć na dalszej relacji z nim.
Z tego powodu, powinieneś zadbać o kilka czynników i sprawić, by wiadomość była dobrze przemyślana i spersonalizowana.
Dlaczego takie podejście ma tak duże znaczenie? Zobaczmy.
💪 Wzmacnianie wizerunku firmy
Po pierwsze, mail powitalny to okazja do wzmocnienia wizerunku firmy. Klientowi zostaje przesłana wiadomość odnosząca się bezpośrednio do niego, która może być uważana za wyraz troski o jego potrzeby i chęć do spełnienia ich, bądź rozwiązania jakiegokolwiek innego problemu. Dzięki temu firma buduje w oczach klienta wizerunek profesjonalnej, troskliwej i zaangażowanej.
💪 Budowanie relacji z klientem
Po drugie, mail powitalny to pierwszy krok do budowania trwałej relacji. Dzięki spersonalizowanej treści i pozytywnym emocjom, jakie wzbudza, klient czuje się doceniony i ważny. To z kolei wpływa na jego lojalność wobec firmy oraz na chęć nawiązywania dalszej współpracy.
💪 Możliwość personalizacji treści
Po trzecie, mail powitalny daje możliwość personalizacji treści. Firma może dostosować ją do indywidualnych potrzeb i preferencji klienta, np. odwołując się do konkretnego produktu czy usługi, które ktoś kupił lub wyrażał zainteresowanie nimi. Dzięki temu wiadomość jest bardziej atrakcyjna i dostosowana do potrzeb odbiorcy.
💪 Zachęcanie do kolejnych działań
I po czwarte, mail powitalny może być świetnym narzędziem zachęcającym do kolejnych działań ze strony klienta, np. do zapoznania się z ofertą firmy, zapisania na webinar czy do wykonania kolejnego kroku w procesie zakupowym. Dzięki temu firma może skutecznie prowadzić sprzedaż i zwiększyć swoje szanse na sukces.
Jak więc widzisz, wysłanie maila powitalnego to ważny element procesu budowania relacji z klientem. Dlatego należy zadbać o to, by był on dobrze przemyślany i spersonalizowany. Dzięki temu firma może m.in. wzmocnić swój wizerunek, zbudować trwałe relacje z klientami oraz skutecznie prowadzić proces sprzedażowy.
Co powinien zawierać mail powitalny?
Jak to często bywa, odpowiedź na to pytanie brzmi: to zależy.
Powitalne e-maile mogą wyglądać różnie. Mogą to być na przykład długie wiadomości, pisane oficjalnym językiem lub bardziej krótkie i zwięzłe, utrzymane w stylu nieoficjalnym. Tak, czy inaczej, tekst powinien być przemyślany i dostosowany do grupy docelowej, by miał szansę na przekazanie istotnej informacji i skłonił odbiorcę do aktywności.
Tak samo szata graficzna może diametralnie zmienić charakter e-maila. Dobrej jakości grafika, estetyczna czcionka i odpowiednia kombinacja kolorów przyciągają uwagę i zachęcają do czytania.
Dlatego też, nie ma oficjalnej zasady, która mówi, co powinna zawierać wiadomość powitalna. Jednakże, wymieniliśmy kilka elementów, które są kluczowe i zdecydowanie warto o nich pomyśleć.
#1 Osobiste powitanie
Osobiste powitanie to podstawa. Dzięki niemu odbiorca od razu czuje się mile widziany i doceniony przez firmę.
To ważne, aby mail był adresowany do konkretnej osoby i zawierał jej imię i nazwisko. Można również użyć formy zwrotu "drogi/droga <imię Klienta>" lub "witaj <imię Klienta>". Takie podejście pozwala na zbudowanie relacji od samego początku.
Warto również zadbać o język maila, aby był on spójny z wizerunkiem firmy i był dostosowany do grupy docelowej. Dobrym pomysłem jest zastosowanie tonu przyjaznego i życzliwego, dzięki czemu każdy poczuje, że firma stawia na dobre sotosunki z otoczeniem.
#2 Podziękowanie za wybór firmy
Następnie zacznij od podziękowania. Dzięki takiemu przesłaniu grupa docelowa odczuje, że firma docenia jej wybór oraz jest gotowa podjąć wszelkie kroki, aby zaspokoić ich oczekiwania.
Tutaj możesz podziękować klientowi za rejestrację na stronie internetowej, dokonanie pierwszego zakupu, zapisanie się do newslettera lub wykonanie innej akcji. W ten sposób firma pokazuje swoją wdzięczność za zaufanie klienta, co z kolei buduje pozytywny odbiór marki.
Dobrze skonstruowane podziękowanie może także zachęcić do dalszej współpracy. Klient poczuje, że jego wybór był słuszny i będzie bardziej skłonny do dokonywania kolejnych zakupów.
#3 Przedstawienie oferty firmy
Teraz czas na przedstawienie oferty firmy. W tym miejscu musisz się skupić się na tym, co Twoja firma oferuje i jakie korzyści może przynieść klientom. Najlepiej przedstawić to w sposób przystępny i konkretny, unikając ogólników i zbędnych informacji.
Pamiętaj też o tym, że mail powitalny nie powinien być zbyt nachalny i sprzedażowy. Lepiej skupić się na zachęceniu ludzi do zapoznania się z ofertą, przesłania informacji o sposobach kontaktu z firmą czy wskazania, gdzie można uzyskać więcej informacji, niż zrzucić od razu cieżar na odbiorcę i nakłaniać go do wykonania czegoś natychmiast.
Dobrze zaprezentowana oferta może przyciągnąć uwagę i zmotywować do zapoznania się z nią dokładniej. Dlatego tak, zdecydowanie warto zadbać o to, by przedstawienie oferty było delikatne, przejrzyste, zrozumiałe i ciekawe.
#4 Prośba o potwierdzenie subskrypcji
Skoro firma chce rozwinąć dalszą relację z klientem, to fajnie by było, gdyby zachęciła go do podejmowania kolejnych działań.
Prośba o potwierdzenie subskrypcji lub wykonania innej akcji może być jednym z takich działań. Dzięki temu firma uzyska pewność, że klient faktycznie chce otrzymywać informacje o nowościach, promocjach czy innych ofertach.
W przypadku gdy marka chce, aby odbiorca wykonał inną akcję, powinna to jasno sformułować i umieścić odpowiedni link lub przycisk CTA, który umożliwi jej wykonanie.
I znowu - ważne, aby zachęcać do działań jednocześnie zachowując umiar i nie przesadzać z liczbą prośb. Dzięki takiemu podejściu, mail powitalny staje się naprawdę skutecznym narzędziem budowania relacji i zwiększenia zaangażowania wobec firmy.
#5 Informacje o przyszłych akcjach promocyjnych
Informowanie o przyszłych akcjach promocyjnych jest również kluczowe i jeśli będzie dobrze przeprowadzone, to faktycznie nakłoni ludzi do wykonania działania.
Z tego powodu, dobrze jest podać daty i szczegóły dotyczące przyszłych akcji promocyjnych oraz wyjaśnić, jak można z nich skorzystać. Ważne jest, aby te informacje były krótkie i łatwe do zrozumienia.
Dzięki takiemu informowaniu, klienci zobaczą więcej okazji do utrzymania kontaktu, poczują się bardziej związani z firmą i będą mieli poczucie, że są traktowani w sposób wyjątkowy, że są jednymi z nielicznych, którzy dostali zaproszenie na wzięcie udziału w wydarzeniu.
To z kolei może przyczynić się do zwiększenia ich lojalności.
#6 Kontakt do działu obsługi klienta
Zaoferowanie kontaktu do działu obsługi klienta też jest istotne. Klienci muszą wiedzieć, że istnieje sposób na szybki kontakt z firmą w razie jakichkolwiek pytań czy problemów. Udostępnienie danych do działu obsługi klienta może również zwiększyć zaangażowanie klienta i zbudować pozytywny wizerunek.
W mailu powitalnym należy uwzględnić różne sposoby kontaktu, takie jak adres e-mail, numer telefonu lub formularz kontaktowy. Musisz zapewnić również odpowiednią ilość informacji na temat dostępności działu obsługi klienta, takich jak godziny pracy, średni czas odpowiedzi i inne szczegóły.
Zatem, upewnij się, że w mailu powitalnym znajdują się informacje o sposobach kontaktu z firmą i, że są one czytelne i dostępne dla klientów w każdej chwili.
Przykłady maili powitalnych
#1 Ecommerce
Droga/i <imię Klienta>,
serdecznie witamy w naszym sklepie internetowym! Dziękujemy za Twoje zaufanie i wybór naszej marki. Chcielibyśmy zaproponować Ci naszą najnowszą kolekcję ubrań, która z pewnością przypadnie do Twojego gustu. Kliknij w poniższy link, a zostaniesz do niej przeniesiony od razu!
Zachęcamy Cię również, do zapisu do naszego newslettera, a wtedy już niczego nie przegapisz. Szczególnie naszej wyprzedaży, która rusza już za tydzień!
Jeśli masz jakiekolwiek pytania lub wątpliwości, prosimy o kontakt z naszym działem obsługi klienta, który dołoży wszelkich starań, abyś była/y zadowonona/y. Napisz do nas na lub zadzwoń pod numer a wspólnie rozwiążemy Twój problem.
Życzymy udanych zakupów - !
#2 Branża podróżnicza
Witamy w [nazwa biura podróży]!
Szanowna/y <imię Klienta>,
serdecznie witamy w [nazwa biura podróży]! Dziękujemy, że wybrałaś/eś naszą firmę do zorganizowania Twojej wymarzonej podróży. Jesteśmy zaszczyceni i postaramy się spełnić Twoje marzenia w 200%!
Aby przejść do naszych aktualnych ofert, kliknij w przycisk poniżej i poznaj szczegóły tego, co mamy do zaoferowania.
Znajdziesz tu podróże do krajów egzotycznych, podróże po Polsce, wycieczki do sąsiednich krajów i nie tylko. Zachęcamy więc do zapoznania się z propozycjami na naszej stronie internetowej lub bezpośrednio w naszym biurze.
Zanim jednak przejdziesz dalej, zapisz się do naszego newslettera, aby nie ominęła Cię żadna specjalna oferta, która wysyłana jest tylko do naszych subskrybentów.
Nasz zespół specjalistów jest gotowy, aby pomóc Ci w zaplanowaniu i zorganizowaniu idealnego urlopu. W razie pytań lub uwag, nie wahaj się do nas napisać na adres lub zadzwoń pod numer i porozmawiaj z naszym konsultantem.
Miłego dnia i pięknych podróży
życzy zespół .
#3 Branża gastronomiczna
Cześć <imię Klienta>,
witamy w naszej kawiarni! Jesteśmy niezmiernie zadowoleni, że wybrałaś/eś nasze miejsce na swój ulubiony punkt spotkań. Obiecujemy, że nie pożałujesz swojej decyzji!
Nasze kawy i herbaty są starannie wyselekcjonowane i przygotowywane przez naszych baristów z najwyższą dbałością o jakość. W naszym menu znajdziesz również pyszne ciasta i kanapki, więc nigdy nie wyjdziesz od nas głodna/y.
Zapraszamy do dołączenia do naszej grupy na Facebooku, gdzie dzilimy się informacjami na temat wydarzeń organizowanych w naszych czetrech ścianach. Kliknij w poniższy link i zostaniesz przeniesiony do grupy.
Już w przyszłym tygodniu zaczynamy pierwszy wieczór muzyczny - na ten wyjątkowy pierwszy raz oferujemy muzykę hiszpańską, więc będzie gorąco! Zapisy tylko na naszej grupie.
W razie jakichkolwiek pytań lub uwag, prosimy o kontakt z naszym działem obsługi klienta:
Do zobaczenia,
zespół .
#4 Webinary
Dzień dobry <imię Klienta>!
Chcemy Ci podziękować za rejestrację na nasz najbliższy webinar zatytułowany <tytuł webinaru>.
Podczas spotkania poruszymy takie kwestie jak . W trakcie webinaru dowiesz się również <szczegóły spotkania>. Nie może więc Cię zabraknąć!
Aby potwierdzić swój udział, kliknij w poniższy link, a wtedy zostaniesz zapisany na listę uczestników i dzień przed wydarzeniem otrzymasz link, który pozwoli Ci dołączyć do wydarzenia.
Zapraszamy również do zakładki na naszej stronie, gdzie znajdują się informacje o przyszłych wydarzeniach
Jeśli masz jakieś pytania lub wątpliwości, skontaktuj się z nami. Nasz dział obsługi klienta jest dostępny 24/7, a nasi eksperci chętnie Ci pomogą.
Do zobaczenia na webinarze!
Zespół .
Wyślij e-mail powitalny przed następnym webinarem
Jeśli zauważyłeś ostatnio przyrost nowych obserwujących i chciałbyś ich przywitać oraz zaprosić na najbliższy webinar, to z pewnością powinieneś wysłać e-mail powitalny! Co więcej, w LiveWebinar możesz zrobić to w bardzo prosty sposób!
Dzięki wielu naszym funkcjonalnościom i integracjom bedziesz w stanie tworzyć i wysyłać automatycznie zaproszenia e-mail, przypominające o webinarze, a także te, z podziękowaniem za udział. Możesz więc utrzymać długie relacje, nawet po zakończeniu wydarzenia i zyskać wiele marketingowych insightów!
Wybierz LiveWebinar, a zaoszczędzisz czas i zautomatyzujesz proces wysyłki e-maili, jednocześnie zachowując personalizację i dbałość o relacje z klientami!
Podsumowanie
Dobrze napisany mail powitalny, z odpowiednio dobraną szatą graficzną i tekstową, to nie tylko efektywne narzędzie marketingowe, ale również sposób na zbudowanie trwałych relacji z klientami. Mamy nadzieję, że nasz artykuł rozjaśnił ci działanie tego typu wiadomosci i przekonał do zainplementowania ich w swojej firmie.
Jeśli jeszcze nigdy nie wysłałeś e-maila powitalnego do swoich klientów, może najwyższy czas to zrobić? Gwarantujemy Ci, że nie będziesz żałował.
Zarejestruj się do LiveWebinar i bądź w kontakcie z odbiorcami!