Wyobraź sobie, że przygotowałeś idealny webinar, dużo pracy włożyłeś w treści oraz stworzyłeś dopracowaną prezentację. Jesteś pewien, że twoje wydarzenie odniesie sukces. Jeśli tylko ludzie na nie przyjdą. Właśnie! Jeśli przyjdą, co wcale nie jest oczywiste wobec mnogości różnych tego typu wydarzeń. Wszystko bowiem zależy od tego, jak przeprowadzisz promocję.
Powstaje kluczowe pytanie - kiedy zacząć promować webinar? Jakie kroki podjąć i kiedy je wykonać, by zachęcić jak najwięcej osób do pojawienia się na wydarzeniu? W tym artykule wszystko po kolei wyjaśnimy. Wystarczy przestrzegać paru zasad, a promocja webinaru nie będzie już spędzać ci snu z powiek.
Kiedy rozpocząć promocję webinaru?
To naturalne, że jako organizator webinaru możesz mieć wiele pytań i wątpliwości. Czy promocja webinaru z dwutygodniowym wyprzedzeniem jest wystarczająca? A może powinieneś rozpocząć promocję wcześniej, np. cztery tygodnie przed wydarzeniem? Czy można promować webinar zaledwie tydzień przed wybraną datą i nadal osiągnąć jakiś sukces? Czy spóźniona promocja to zawsze marketingowa katastrofa?
Nie ma jednoznacznej odpowiedzi na wszystkie te pytania, ponieważ każda sytuacja może być różna w zależności od wielu czynników. Zdarzają się webinary, które pomimo słabej promocji przynoszą rzesze uczestników. Z pewnością jednak istnieją pewne zasady, których należy przestrzegać, planując wydarzenie, aby zwiększyć jego szanse na oszałamiający sukces!
Na początek - kilka danych
Przeanalizujmy teraz kilka liczb, zanim przejdziemy do konkretnych porad i wskazówek. Według badań (Contrast - 2024), 54,7% rejestracji na webinary odbywa się na mniej niż 7 dni przed wydarzeniem. Co to oznacza? Ostatni tydzień przed powinien być najbardziej pracowitym okresem, jeśli chodzi o działania promocyjne. Działania marketingowe powinny jednak rozpocząć się jeszcze przed tym okresem.
Promowanie webinaru na co najmniej 4 tygodnie przed wydarzeniem może zwiększyć liczbę rejestracji średnio o 12%. Takie działanie pomaga budować świadomość i daje więcej czasu na rejestrację (ON24).
Jeśli chcesz poznać więcej statystyk, przeczytaj nasz inny wpis na blogu tutaj (jest on w języku angielskim).
Wreszcie, niewielki odsetek uczestników (17%) zapisuje się na webinary w dniu wydarzenia. Oznacza to, że webinary mogą skutecznie angażować odbiorców zainteresowanych tematem, nawet jeśli nie wiedzieli o wydarzeniu z wyprzedzeniem. Podczas gdy wielu uczestników rejestruje się z wyprzedzeniem, nadal istnieje duża szansa na przyciągnięcie uczestników w ostatniej chwili. Aby zmaksymalizować liczbę rejestracji, marketerzy powinni konsekwentnie promować wydarzenie, w tym wysyłać przypomnienia i spersonalizowane wiadomości w miarę zbliżania się daty webinaru.
Na podstawie tych statystyk wyraźnie widać, że większość rejestracji ma miejsce w ostatnim tygodniu. W związku z tym kluczowe jest kontynuowanie działań promocyjnych aż do rozpoczęcia webinaru.
Jakie czynniki należy wziąć pod uwagę planując promocję webinaru?
Istnieje kilka kluczowych czynników, które mogą wpłynąć na sposób promocji wydarzenia. Powinieneś zadać sobie kilka pytań:
Kto jest grupą docelową twojego webinaru?
Jeśli twoi odbiorcy to zapracowani profesjonaliści, być może będziesz musiał rozpocząć promocje wcześniej (4 tygodnie wcześniej), aby dać im czas na dopasowanie terminów do swoich harmonogramów. Jednak młodsza publiczność lub przypadkowi uczestnicy mogą potrzebować krótszego powiadomienia (2 tygodnie).
Jaki jest typ wydarzenia?
Zwykły, edukacyjny webinar może wymagać tylko 2-3 tygodni wyprzedzenia, podczas gdy webinar z udziałem znanych mówców lub influencerów może wymagać nawet 4 tygodni, aby wygenerować zainteresowanie i dać uczestnikom czas na zaplanowanie udziału. Na przykład, jeśli organizujesz webinar z ekspertem branżowym lub znanym prelegentem, wcześniejsza promocja pomoże nagłośnić odpowiednio wydarzenie tak, by wydało się uczestnikom bardzo ważne.
Jak złożony jest temat?
Złożone lub niszowe tematy mogą wymagać dłuższych okresów promocji, ponieważ uczestnicy potrzebują czasu, aby zrozumieć ich wartość. Prostsze lub popularne tematy mogą być promowane w krótszym czasie.
Jak duże jest wydarzenie?
Bardziej dogłębna, wielosesyjna seria webinarów, lub konferencja online może wymagać dłuższych okresów promocyjnych, podczas gdy krótsze, jednogodzinne webinary mogą wymagać np. tylko dwóch tygodni promocji.
Czy wydarzenie ma charakter sezonowy?
Jeśli inne podobne wydarzenia (np. promocje z okazji Black Friday) odbywają się w tym samym czasie, wcześniejsze rozpoczęcie promocji może pomóc w pozyskaniu uczestników, zanim zapiszą się oni na konkurencyjne webinary.
Harmongram działań promocyjnych
Jakie działania promocyjne należy podjąć i kiedy je podjąć, aby osiągnąć najlepsze wyniki? Zbudujmy prostą oś czasu z jasnymi krokami co wykonania!
2-4 tygodnie przed wydarzeniem: wstępne ogłoszenie
Na około miesiąc przed wydarzeniem, chcesz rozpowszechnić informacje na jego temat. Jest to czas, w którym chcesz budować świadomość i pozyskiwać wcześnie zarejestrowanych uczestników. Ale jest to również moment, w którym ludzie najprawdopodobniej opóźniają działanie. Mogą być zainteresowani, ale potrzebują czasu, aby zdecydować, czy wezmą udział.
Postępowanie:
Wyślij pierwszą wiadomość e-mail. Możesz udostępnić zwiastun wideo swojego prelegenta.
Opowiedz historię. Załóżmy na przykład, że organizujesz webinar marketingowy. W swoim pierwszym poście podziel się krótką historią o firmie, która podwoiła zwrot z inwestycji po wdrożeniu strategii, które omówisz. W ten sposób nie tylko sprzedajesz webinar, ale także pokazujesz ludziom, co jest możliwe i co będą mogli osiągnąć dzięki udziałowi w wydarzeniu. Działasz na ich wyobraźnię!
Przykład: Wyobraź sobie, że organizujesz webinar na temat „Jak skalować małą firmę w 2024 roku”. Na początek możesz zawrzeć w e-mailu case study: Jak mała piekarnia z etapu lkalnego przeszła do otworzenia punktów w całej Polsce, korzystając tylko z kilku technik, które omówisz. To sprawi, że potencjalni uczestnicy będą zainteresowani.
- Utwórz formularz rejestracyjny: Niech będzie prosty i zawiera istotne szczegóły.
- Wyślij pierwszą wiadomość e-mail: Uwzględnij wszystkie ważne informacje - temat, datę, godzinę i prelegentów.
- Opublikuj zapowiedź w mediach społecznościowych: Użyj przyciągających wzrok grafik i wyraźnego wezwania do działania (np. „Zarezerwuj swoje miejsce już teraz!”).
Dając ludziom wystarczające powiadomienie, zapewniasz im czas na zrobienie miejsca w swoich harmonogramach.
1-2 tygodnie przed wydarzeniem
Jeden do dwóch tygodni przed webinarem to czas na zwiększenie promocji. Masz już wcześniejsze zapisy, ale chcesz je zwiększyć. W tym miejscu przydaje się FOMO (strach przed przegapieniem). Ludzie muszą wiedzieć, dlaczego udział w webinarze ma teraz znaczenie.
Co należy zrobić?
Wyślij wiadomość e-mail z przypomnieniem. Uwzględnij w niej ciekawostki, najważniejsze informacje o prelegentach, których nie było w pierwszym e-mailu. Zaangażuj się w mediach społecznościowych. Opublikuj bardziej szczegółowe treści, takie jak kluczowe pytania, na które zostaną udzielone odpowiedzi.
Na przykład, być może organizujesz webinar fitness. Na tym etapie możesz udostępnić zajawkę swojego najlepszego trenera, który ujawni swój sekret nr 1 budowania mięśni. Spraw, by ludzie byli podekscytowani tym, czego nauczą się uczestnicząc w webinarze.
- Wyślij e-maile z przypomnieniem: Podkreśl korzyści płynące z uczestnictwa. Możesz także zapowiedzieć ekskluzywną zawartość.
- Posty w mediach społecznościowych: Udostępniaj najważniejsze informacje o prelegentach lub zajawki treści webinaru.
- Utwórz wpis na blogu: Napisz o kluczowych wnioskach lub głównych punktach dyskusji podczas webinaru i dołącz link do rejestracji.
3-5 dni przed
Na trzy do pięciu dni przed wydarzeniem wyślij ostatnią zachętę do rejestracji. To ostatnia szansa na dotarcie do osób, które widziały promocję, ale nie podjęły żadnych działań. Do webinaru pozostało już tylko kilka dni i jest to ostatnia szansa na pozyskanie osób, które zarejestrowały się w ostatniej chwili.
Co należy zrobić?
Wyślij wiadomość e-mail z „ostatnim zaproszeniem”. Użyj sformułowań, które tworzą pilną potrzebę: „Miejsca szybko się zapełniają!” lub »Zostało tylko kilka wolnych miejsc«. Wykorzystaj dowód społeczny. Udostępniaj opinie uczesrników poprzednich webinarów, aby pokazać, że warto poświęcić czas na wydarzenie.
Weźmy na przykład webinar dla agentów nieruchomości. W tym momencie możesz wysłać wiadomość e-mail zatytułowaną „Zostały tylko 2 miejsca! Nie przegap tych poufnych wskazówek dotyczących zamykania większej liczby transakcji”. Ta pilna potrzeba w połączeniu z rzeczywistymi korzyściami może zachęcić do rejestracji w ostatniej chwili.
- Wyślij wiadomość e-mail z informacją o „ostatniej szansie”: Przypomnij, że czas się kończy, na przykład „Miejsca szybko się zapełniają!”.
- Korzystaj z płatnych reklam: Przekieruj odbiorców na platformy społecznościowe za pomocą wezwania do działania, takiego jak „Zarejestruj się teraz, zanim będzie za późno”.
- Wykorzystaj influencerów: Jeśli to możliwe, zachęć influencerów z branży do udostępnienia wydarzenia swoim odbiorcom.
W dniu webinaru: zadbaj o zaangażowanie odbiorców
Ludzie zapominają o różnych rzeczach, nawet jeśli są zarejestrowani. Prosta wiadomość e-mail z przypomnieniem w dniu wydarzenia może sprawić, że się na nim pojawią. Niektóre platformy webonarowe, np. LiveWebinar posiadają wbudowaną funkcję Subskrypcji kalendarza, która automatycznie aktualizuje wydarzenia w kalendarzach uczestników tak, by nie zapominali o ich terminach. Przeczytaj więcej tutaj.
Co robić:
- Wyślij przypomnienie w dniu rejestracji: Dołącz dane logowania i krótki przegląd wydarzenia.
- Posty w mediach społecznościowych: Udostępnij ostateczne przypomnienie na wszystkich kanałach, aby zapewnić maksymalną widoczność.
Po webinarze: follow up
Nie pozwól, by koniec webinaru oznaczał koniec interakcji. Nawiąż kontakt z uczestnikami i osobami, które zarejestrowały się, ale nie wzięły udziału w wydarzeniu.
Co zrobić:
- Wyślij e-mail z podziękowaniem: Podaj link do nagrania dla tych, którzy nie mogą przybyć.
- Udostępnij nagranie: Opublikuj je na swojej stronie internetowej i w mediach społecznościowych, aby dotrzeć do szerszego grona odbiorców.
- Poproś o opinię: Zbierz spostrzeżenia, aby ulepszyć swoje przyszłe webinary.
Najlepsze praktyki promowania webinaru: Krótkie podsumowanie
Skuteczna promocja webinaru jest kluczem do zwiększenia liczby rejestracji i zapewnienia udanego wydarzenia. Oto kilka najlepszych praktyk, które pomogą Ci w pełni wykorzystać potencjał webinarów:
Promuj 4-6 tygodni wcześniej
Daj swoim odbiorcom dużo czasu na zapisanie daty, ogłaszając webinar 4-6 tygodni wcześniej. Pomaga to w budowaniu oczekiwania i daje czas na zaangażowanie potencjalnych uczestników.
Stwórz pilną potrzebę: Zwiększ promocję na 1-2 tygodnie przed wydarzeniem
Zintensyfikuj działania promocyjne w miarę zbliżania się wydarzenia. Zwróć uwagę na ograniczoną liczbę miejsc i podkreśl cenne spostrzeżenia, które zdobędą uczestnicy, aby stworzyć poczucie pilności.
Korzystaj z wielu kanałów promocji
Promuj swój webinar na różnych platformach, w tym za pośrednictwem poczty e-mail, mediów społecznościowych i płatnych reklam. Podejście wielokanałowe zapewnia skuteczne dotarcie do szerszego grona odbiorców.
Zachęcaj prelegentów do promowania
Poproś prelegentów i panelistów o promowanie wydarzenia za pośrednictwem ich własnych sieci. Zwiększa to zasięg i wiarygodność, przyciągając więcej uczestników.
Śledź i analizuj dane
Monitoruj dane dotyczące rejestracji i frekwencji podczas całej kampanii promocyjnej. Wykorzystaj te informacje, aby ocenić, które taktyki działają najlepiej i odpowiednio dostosować przyszłe strategie.
Jak LiveWebinar może pomóc?
Odpowiednia promocja jest kluczowa, jeśli chcemy, by webinar przyciągną jak największą publiczność. Dlatego ważne jest, aby wybrać platformę do webinarów, która ułatwia promocję. Jedną z najlepszych dostępnych platform jest LiveWebinar. Jest intuicyjna, przyjazna dla użytkownika i oferuje zaawansowane funkcje, które pomagają skutecznie promować webinary.
Dzięki funkcji subskrypcji kalendarza wydarzeń, uczestnicy są automatycznie informowani o nadchodzących wydarzeniach za pośrednictwem swoich aplikacji kalendarzowych. Ta przydatna funkcja zwiększa szanse, że będą pamiętać o wydarzeniu i wezmą w nim udział.
LiveWebinar oferuje również edytowalne formularze rejestracyjne i oraz edytor stron landing page, które możesz łatwo dostosowac do swoich potrzeb i udostępniać publiczności. Dlaczego masz męczyć się z wieloma narzędziami, gdy możesz mieć wszystkie te funkcje na jednej platformie? LiveWebinar oszczędza czas na przygotowania i pomaga dotrzeć do jak najszerszej publiczności.
Podsumowanie: Mądrze zaplanuj promocję webinaru
Promowanie webinaru to nie tylko nakłanianie ludzi do rejestracji - to także utrzymywanie ich podekscytowania i zaangażowania na każdym etapie. Rozpoczynając odpowiednio wcześnie i utrzymując stałą komunikację, masz większe szanse na zwiększenie frekwencji i wygenerowanie wartościowych leadów.
Chcesz usprawnić proces organizacji webinarów? Załóż konto na LiveWebinar, wybierz plan i skorzystaj z naszego Kreatora formularzy rejestracyjnych i Subskrypcji kalendarza, aby mieć pewność, że Twoi odbiorcy będą na bieżąco informowani i zaangażowani. Zarejestruj się już dziś!