W ciągu ostatnich lat coraz więcej firm przeniosło swoje wydarzenia i konferencje do świata wirtualnego. Dzięki postępowi technologicznemu jesteśmy w stanie zaprosić tysiące uczestników na wydarzenia online, oferując im angażujące, merytoryczne i niezapomniane doświadczenia, do których mają łatwy dostęp.
Ta zmiana w kierunku wydarzeń wirtualnych niesie ze sobą wiele korzyści. Konferencje online są bardziej opłacalne, łatwiejsze do zorganizowania, a przy tym jakość wystąpień i merytorycznej wiedzy prezentowanej w ich trakcie niczym nie ustępuje wydarzeniom stacjonarnym.
Rozważasz organizację wirtualnej konferencji? Przeczytaj nasz wpis, w którym przedstawimy wszystko, co musisz wiedzieć, aby zaplanować i przeprowadzić wyjątkową wirtualną konferencję. Omówimy również funkcje platform do wirtualnych konferencji, które są szczególnie przydatne i udzielimy praktycznych wskazówek, jak ułatwić sobie pracę.
A zatem, zaczynamy!
Co to jest wirtualna konferencja?
Wirtualna konferencja ma wiele wspólnego z jej stacjonarnym odpowiednikiem — to wydarzenie, na którym uczestnicy zbierają się, aby uczyć się, inspirować i nawiązywać kontakty w swojej branży. Jednak fakt, że odbywa się to online, robi dużą różnicę. Wirtualne konferencje pozwalają na udział ludzi z całego świata, a bariery geograficzne, kulturowe i językowe po prostu znikają, niemal całkowicie, jak za pociągnięciem czarodziejskiej różdżki. Dzięki temu można zaprosić na nie właściwie każdego, ograniczając przy tym koszty organizacji, oszczędzając czas na dojazdy i po prostu ułatwiając ludziom życie.
Kluczowe elementy udanej wirtualnej konferencji
Jak zabrać się za organizację? Co po kolei wziąć pod uwagę? Sprawa jest w zasadzie prosta, ale... jak zawsze diabeł tkwi w szczegółach. Poniżej omówimy pokrótce najważniejsze elementy, o których warto pamiętać. Jedne z nich dotyczą aspektów merytorycznych i personalnych, inne zaś czysto technicznych. Wszystkie są jednak równie ważne, ponieważ organizacja wydarzenia online to całościowy, złożony projekt z wieloma etapami i częściami.
#1 Dobrze dobrani prelegenci
Wybór prelegentów ma kluczowe znaczenie dla sukcesu konferencji. Trzeba pamietać, że ludzie przychodzą na wydarzenie albo po wiedzę, a zatem zależy im na merytorycznej wartości wystąpień, albo po to, by spotkać się z autorytetami w danej branży. Często zaś jedno i drugie jest równie ważne. Zatem, musisz wybrać osoby, które:
-
Mają stosowną wiedzę. Wybieraj prelegentów, którzy posiadają bogate doświadczenie w swojej dziedzinie oraz są ekspertami w temacie, który zamierzasz poruszyć na konferencji. Na przykład, jeśli organizujesz konferencję medyczną, poszukaj lekarzy specjalizujących się w odpowiedniej dziedzinie.
-
Są autorytetami w swojej dziedzinie. Sprawdź reputację i osiągnięcia potencjalnych prelegentów. Wybierz tych, którzy są dobrze znani w branży i posiadają pozytywne opinie od uczestników poprzednich wydarzeń. A także tych, którzy mają bogatą siatkę kontaktów na mediach społecznościowych, w tym głownie na LinkedIn.
-
Mają bardzo dobre umiejętności komunikacyjne. Zwróć uwagę na to, czy dana osoba jest dobrym mówcą. Wybierz tych prelegentów, którzy potrafią przyciągnąć uwagę słuchaczy, klarownie przekazywać informacje oraz angażować uczestników w dyskusję.
-
Wygłoszą oryginalne przemówinie zgodne z tematem konferencji. Upewnij się, że prezentacje wybranych prelegentów są zgodne z głównym tematem konferencji i odpowiadają potrzebom uczestników. Unikaj wybierania prelegentów, których tematyka nie pasuje do celów i przesłania wydarzenia, a także takich, którzy powtarzają te same treści na wielu wystąpieniach. Niech to twoje będzie oryginalne i pełne nowej, interesującej wiedzy.
Ważne jest także to, by prelegenci mieli doświadczenie w wystąpieniach online oraz prowadzili własne profile społecznościowe. Dzięki temu będą mogli promować wydarzenie także swoich kanałach, a twoja publiczność będzie rosła.
Na przykład, jeśli twoja konferencja dotyczy technologii cyfrowej, idealny mógłby być Satya Nadella (CEO Microsoftu).
Dla młodej publiczności związanej z technologiami, dobry będzie np. Marques Brownlee, znany YouTuber.
Warto też dążyć do różnorodności w składzie prelegentów.
#2 Różne rodzaje spotkań i sesji
Różnorodność sesji edukcyjnych, paneli, warsztatów sprawia, że uczestnicy pozostają zaangażowani i zainteresowani wydarzeniem, ponieważ mogą wybierać spośród szerokiej gamy tematów i formatów, które najlepiej odpowiadają ich potrzebom zawodowym i osobistym preferencjom.
Panele ułatwiają przekazywanie wiedzy, warsztaty zaś umożliwiają intenstywną interakcję i dyskusję.
Nowoczesne systemy do wideokonferencji umożliwiają tworzenie osobnych stanowisk, scen, stoisk, czy recepcji.
Podzielone pokoje
Warto też podzielić uczetników na mniejsze podpokoje, dzięki czemu będą mogli łatwiej nawiązać kontakty i zyskają poczucie, że są indywidualnie traktowani. Polecane narzędzia do wideokonferencji posiadają w zestawie swoich funkcjonalności opcję podzielonych pokoi, i warto na to zwrócić uwagę podczas wyboru platformy. Podział na mniejsze pokoje sprzyja współpracy i wymianie pomysłów w sposób, który wydaje się bardziej naturalny i mniej stresujący, szczególnie dla tych, którzy mogą czuć się przytłoczeni dużymi zgromadzeniami.
#3 Rozbudowane narzędzia do nawiązywania kontaktów
Oto kilka kluczowych narzędzi powszechnie używanych na wirtualnych konferencjach:
⭐ Funkcje czatu
⭐ Sesje Q&A
⭐ Wirtualne salony networkingowe
⭐ Ankiety
⭐ Katalogi uczestników
⭐ Integracja z mediami społecznościowymi
Wirtualne happy hours
Zapewniają one uczestnikom swobodną przestrzeń do łączenia się na bardziej osobistym poziomie. Oferują one swobodną atmosferę, w której uczestnicy mogą dzielić się spostrzeżeniami i odprężyć się po formalnej agendzie.
Przykłady:
Wyobraź sobie zakończenie wirtualnej konferencji technologicznej "Trendy w Branży Deweloperów", gdzie uczestnicy dołączają do pokoi wideo związanych z konkretnymi językami programowania lub trendami technologicznymi, takimi jak "Przyszłość Pythona" czy "Salon Innowacji AI".
Uczestnicy mogą przechodzić dowolnie z pokoju do pokoju, angażując się w swobodne rozmowy na temat wspólnych zainteresowań zawodowych. W jednym pokoju mogą znaleźć się na dyskusji o niuansach Pythona z Guido van Rossumem, twórcą języka, a w innym mogą wymieniać się przemyśleniami na temat etycznych implikacji AI z wiodącymi ekspertami w dziedzinie.
Stoiska sponsorów
Sponsorzy mogą tworzyć wirtualne stoiska, które uczestnicy mogą „odwiedzać”, aby dowiedzieć się więcej o ich produktach lub usługach. Poprzez te stoiska sponsorzy mogą oferować na żywo demo, materiały do pobrania, czy case study, czyli tzw. studia przypadków.
Przykłady:
Weźmy na przykład konferencję technologiczną zawierającą segment wirtualnych targów. Sponsor, specjalizujący się w rozwiązaniach z zakresu cyberbezpieczeństwa może ustawić wirtualne stoisko, a także zorganizować sesje Q&A na żywo z ekspertami. Może taże umożliwić pobieranie testowego oprogramowania dla uczestników.
Konkursy z nagrodami
Konferencja może zawierać quiz związany z tematem wydarzenia, podczas którego uczestnicy odpowiadają na pytania dotyczące sesji, które oglądali. To zachęca do uważniejszego śledzenia prezentacji i warsztatów.
Inny przykład dotyczy mediów społecznościowych: warto zachęcić uczestników do publikowania postów o konferencji, z wykorzystaniem konkretnego hashtagu.
Nagrody mogą być przyznawane za najbardziej wnikliwy post, najlepsze zdjęcie lub najwięcej udostępnień, co pozwala rozszerzyć wirtualny zasięg konferencji i wspierać promocję wydarzenia.
Istnieje też taka opcja jak tzw. wirtualne "paszporty", w których uczestnicy zbierają pieczątki lub punkty za każdą odwiedzoną sesję, wirtualne stoisko lub udział w wydarzeniach networkingowych. Ci, którzy zdobędą najwięcej punktów, mogą wygrać nagrody, np. dostęp do dodatkowych treści, zniżki na członkostwo, lub prezenty rzeczowe.
Przykładem prężnie działającej konferencji zdalnej i hybrydowej jest konferencja Infoshare, która odbywa się od 2020 roku w Gdańsku, przyciągając tysiące uczesników z całego świata.
Dlaczego warto organizować konferencję online?
Wirtualne konferencje oferują liczne korzyści zarówno dla uczestników, jak i organizatorów.
Korzyści dla uczestników:
⭐ Mogą dołączyć z dowolnego miejsca na świecie
⭐ Wirtualne konferencje są często tańszą opcją niż konferencje tradycyjne
⭐ Uczestnicy mogą łatwo wybierać sesje i zmieniać swój wybór w ich trakcie
⭐ Jest możliwość późniejszego odsłuchania nagrania
Korzyści dla organizatorów:
⭐ Mogą sprzedać więcej biletów, nie martwiąc się o pojemność sali
⭐ Oszczędności na kosztach związanych z wynajmem sal
⭐ Prostszy i szybszy proces organizacji wydarzenia.
⭐ Łatwiejsze generowanie leadów i liczne możliwości promocyjne
Jak zorganizować wirtualną konferencję?
Organizacja wirtualnego wydarzenia wiąże się z podobnymi przygotowaniami do tych, które są częścią wydarzeń stacjonarnych. Trzeba stworzyć landing pages, zarządzać rejestracjami i znaleźć sponsorów sponsorów. Jednak ważne jest to, że wydarzenie będzie miało miejsce online, co przede wszystkim wymaga solidnej platformy do wirtualnych konferencji.
Wybierz odpowiednią platformę do wirtualnych konferencji
Najlepsze platformy do wirtualnych konferencji zapewniają kompleksową obsługę, która obejmuje wszystkie aspekty wydarzenia. Istotne funkcje, na które warto zwrócić uwagę, obejmują:
⭐ Interaktywne opcje, takie jak czaty, ankiety i sesje Q&A na żywo
⭐ Opcje tłumaczeń na żywo i transkrypcji
⭐ Podzielone pokoje umożliwiające dyskusje grupowe
⭐ Narzędzia do tworzenia i personalizowania stron docelowych, e-maili
⭐ Dostęp do szczegółowych analiz i raportów
⭐ Możliwość płynnej integracji z dodatkowym oprogramowaniem, takim jak systemy CRM
⭐ Dedykowane wsparcie techniczne, które będzie obecne na każdym etapie tworzenia wydarzenia, a także w jego trakcie.
LiveWebinar
LiveWebinar to zaawansowana platforma do organizacji spotkań online, webinarów i konferencji wirtualnych. Dzięki LiveWebinar możesz łatwo komunikować się z uczestnikami z całego świata w czasie rzeczywistym, dzielić się treściami multimedialnymi, prowadzić prezentacje i dyskusje, a także monitorować zaangażowanie publiczności.
Platforma oferuje szereg funkcji, takich jak udostępnianie ekranu, wideokonferencje, whiteboard, transmisje na żywo na platformach społecznościowych i wiele innych, które pomagają w tworzeniu interaktywnych i angażujących wydarzeń online.
LiveWebinar umożliwia także nagrywanie sesji, co pozwala na późniejsze udostępnianie materiałów szkoleniowych i archiwizowanie ważnych spotkań. Dzięki intuicyjnemu interfejsowi i łatwej integracji z innymi narzędziami, LiveWebinar jest doskonałym rozwiązaniem dla firm, szkół, agencji marketingowych i wszystkich, którzy szukają efektywnego sposobu komunikacji i prowadzenia spotkań online.
Oto kilka najważniejszych funkcji, pod kątem organizacji konferencji online, dostępnych w LiveWebinar:
Płatne webinary
Dzięki tej opcji możesz łatwo sprzedawać bilety na swoje wydarzenie. Konfiguracja jest łatwa, nastepuje poprzez integrację z wiodącymi bramkami płatności, co upraszcza proces pobierania opłat za dostęp do warsztatów, szkoleń i konferencji.
Kreator landingów
Funkcja spersonalizowanych stron docelowych LiveWebinar umożliwia organizatorom dostosowanie stron wydarzeń do ich marki. Możesz dodać swoje logo, kolory i treści specyficzne dla twojej marki. Dzięki temu dbasz o profesjonalny i spójny wygląd materiałów związnych z wydarzeniem, co pomaga zwiększyć wskaźniki rejestracji.
Zaawansowane statystyki i raporty
LiveWebinar oferuje wszechstronne narzędzia analityczne. Śledzenie zaangażowania uczestników i innych kluczowych wskaźników jest możliwe bezpośrednio na platformie, co pomaga podejmować świadome decyzje dotyczących przyszłych wydarzeń.
Liczne integracje
LiveWebinar oferuje doskonałą kompatybilność z szeroką gamą narzędzi do marketingu internetowego, w tym z systemami CRM. Usprawnia to proces organizacji wirtualnych konferencji, ułatwiając efektywne zarządzanie wydarzeniem.
Wsparcie techniczne na każdym etapie
Zespół wsparcia LiveWebinar jest łatwo dostępny i gotowy w każdej chwili pomóc w rozwiązaniu wszelkich problemów, które mogą się pojawić, zapewniając płynne, bezproblemowe doświadczenie zarówno dla organizatorów, jak i uczestników.
Wypróbuj LiveWebinar - załóż konto za darmo.
Jeśli masz pytania, napisz do nas! A nasz specjalista pomoże ci dobrać najlepsze narzedzia do Twoch potrzeb!
Może cię również zainteresować: