Systemy do wideokonferencji to dla wielu firm narzędzia, bez których ich biznes nie może już funkcjonować. Są niezbędne w codziennej pracy, a także pomagają w prowadzeniu okazjonalnych spotkań, czy dużych wydarzeń wirtualnych.
Dziś pochylimy się nad wyborem systemu do wideokonferencji i opowiemy w poszczególnych krokach, czym kierować się podczas selekcji odpowiedniego systemu. Przedstawimy Ci również trzy platformy, które możesz wziąć pod uwagę aby zwiększyć wydajność swojego biznesu.
Zaczynamy!
Czym są systemy wideokonferencyjne?
Zanim jednak przystąpisz do etapu wyboru systemu, warto wiedzieć czym on dokładnie jest i czy na pewno jest to instrument, który odpowie na twoje potrzeby.
System wideokonferencyjny to narzędzie, umożliwiające przeprowadzanie spotkań online z udziałem wielu osób, które mogą znajdować się w różnych miejscach na całym świecie.
Jest szczególnie przydatny dla:
- firm i organizacji, które mają pracowników na całym świecie,
- osób pracujących zdalnie,
- a także dla osób uczestniczących w szkoleniach online.
Dzięki takiemu rozwiązaniu można zaoszczędzić czas i koszty związane z podróżami służbowymi, a jednocześnie utrzymać wysoką jakość komunikacji. Co więcej, aby używać tych narzędzi wystarczy posiadać odpowiedni sprzęt (np. Telefon, laptop) i mieć połączenie z internetem.
Systemy wideokonferencyjne umożliwiają użytkownikom korzystanie z kamery internetowej i mikrofonu, aby w efekcie mogli oni widzieć i słyszeć innych uczestników spotkania oraz aby sami byli zdolni do komunikowania się z nimi.
Dostępne ma również inne funkcje, takie jak:
👉 udostępnianie ekranu,
👉 czat,
👉 możliwość nagrywania spotkań,
👉 wbudowane narzędzia do prezentacji i współpracy,
👉 a także integracja z innymi narzędziami do pracy zdalnej.
Ilość i rodzaj funkcji zależą od systemu jaki wybierzesz. I tutaj pomocne mogą być poniższe kroki, które dla Ciebie opracowaliśmy.
Jak wybrać system do wideokonferencji?
Wybór systemu do wideokonferencji to nie bułka z masłem. Mimo, że chcielibyśmy, żeby tak było. Tymczasem, selekcja odpowiedniej platformy może być problematyczna, gdyż na rynku znajduje się dużo różnych systemów.
Na szczęście, można wyróżnić parę kluczowych czynników na które warto zwrócić uwagę podczas wyboru takiego narzędzia.
#1 Wymagania techniczne
Na początku, warto sprawdzić, czy Twój sprzęt i połączenie internetowe spełniają wymagania techniczne danego systemu. Jest to z pewnością niezbędny krok, ponieważ niektóre systemy mogą wymagać np. szybszego łącza internetowego lub nowoczesnego sprzętu, aby działać bez zarzutów.
Elementy, które możesz zweryfikować, to m.in.:
- Szybkość łącza internetowego - zaleca się minimalną prędkość internetu wynoszącą 1 Mbps zarówno dla pobierania, jak i wysyłania danych.
- Procesor i pamięć RAM - wiele systemów wymaga odpowiednio wydajnego procesora oraz pamięci RAM.
- Kamera i mikrofon - muszą spełniać odpowiednią jakość.
- Przeglądarka internetowa - niektóre systemy wymagają określonej przeglądarki internetowej lub wtyczek.
- System operacyjny - sprawdź, czy Twój system operacyjny jest obsługiwany przez wybrane narzędzie do wideokonferencji.
- Urządzenie mobilne - zidentyfikuj, czy wybrany system prawidłowo obsługuje urządzenia mobilne.
#2 Liczba uczestników
Ponadto, upewnij się, że wybrany system obsługuje taką liczbę uczestników, jaką chcesz zaprosić na swoją wideokonferencję. Pozwoli to na elastyczne przeprowadzanie spotkań online, które wymagają obecności wielu osób jednocześnie.
Miej na uwadze, że niektóre systemy mogą mieć ograniczenia co do liczby uczestników, a inne wręcz przeciwnie - pozwolą na udział do kilkuset lub nawet kilku tysięcy uczestników jednocześnie.
Warto pamiętać też, że większa liczba uczestników wymaga również większej przepustowości łącza internetowego i wydajniejszego sprzętu, aby system działał płynnie. Tak więc, im wyższe wymagania postawisz, tym bardziej wydajny sprzęt będzie Ci potrzebny.
Dlatego, przed wyborem systemu dokładnie przeczytaj specyfikacje techniczne i przetestuj narzędzie, aby nie spotkała Cię żadna negatywna niespodzianka.
#3 Dostępność
System musi być również łatwo dostępny, aby można go było używać na różnych urządzeniach, takich jak komputery, laptopy, smartfony i tablety. Dzięki temu, uczestnicy będą mieli większą swobodę i możliwość dostosowania sposobu korzystania z systemu do swoich potrzeb i preferencji.
Ważne jest, aby wybrany system wideokonferencyjny działał na każdym z wyżej wymienionych urządzeń i nie wymagał pobierania dodatkowych aplikacji czy wtyczek ze strony gospodarzy. To samo dotyczy urządzeń, z których korzystają goście. Wtedy wszyscy będą mogli wziąć udział w wydarzeniu, bez względu na to gdzie się znajdują i z czego korzystają.
Warto także pamiętać, że łatwa dostępność systemu może być szczególnie istotna w przypadku firm, które mają pracowników pracujących zdalnie lub z różnych lokalizacji. To zapewni stałą komunikację między pracownikami i umożliwi im pracę zdalną bez konieczności ciągłego przemieszczania się do siedziby firmy.
#4 Funkcjonalność
Sprawdź również, jakie funkcje oferuje Twoje wybrane narzędzie do wideokonferencji. Niezbędne będą takie opcje jak:
⭐ udostępnianie ekranu,
⭐ wirtualna tablica,
⭐ rejestracja obrazu i dźwięku,
⭐ ankiety,
⭐ czat,
⭐ integracja z innymi narzędziami, itp.
Każda z tych funkcji może znacznie wpłynąć na jakość przeprowadzanego spotkania oraz na to, jak skutecznie będzie można komunikować się z innymi uczestnikami oraz gospodarzami.
Kluczowa jest tutaj możliwość integracji z innymi narzędziami, takimi jak kalendarze, aplikacje do zarządzania projektami czy platformy do pracy grupowej. Dzięki temu, będziesz mógł rozszerzyć możliwości swojej platformy i zintegrujesz ją z innymi narzędziami. A to ułatwi pracę i zapewni lepszą organizację spotkań.
#5 Bezpieczeństwo
Oczywiście, warto również upewnić się, że wybrany system zapewnia odpowiednie zabezpieczenia, takie jak:
- szyfrowanie,
- kontrole dostępu,
- funkcje moderacji.
Pozwoli to zapobiec nieautoryzowanemu dostępowi i zagrożeniom bezpieczeństwa. Będziesz mógł również zapewnić prywatność danych, ochronę przed cyberatakiem, spójność i stabilność połączenia, itp. A to wszystko wpłynie bezpośrednio na budowanie wizerunku Twojej firmy.
Jak więc widzisz, wybrany system wideokonferencyjny musi zapewniać odpowiedni poziom bezpieczeństwa i prywatności. Niektóre zabezpieczenia, takie jak te wymienione wyżej, mogą Ci w tym pomóc. A klienci, partnerzy biznesowi i pracownicy z pewnością zauważą, że Twoja firma dba o ich bezpieczeństwo, co pozytywnie wpłynie na wzrost zaufania i lojalności.
#6 Koszty
Przed ostatecznym wyborem systemu upewnij się też, że masz wystarczający budżet, aby pokryć koszty abonamentu lub licencji. Zidentyfikowanie budżetu na platformę do wideokonferencji jest ważne, ponieważ pozwala:
- określić cele,
- wybrać optymalne rozwiązanie,
- kontrolować koszty.
Ale określenie budżetu pozwala również zaoszczędzić czas, który musiałbyś poświęcić na szukanie rozwiązań i ofert, które będą odpowiadały Twoim wymaganiom. Dzięki temu, będziesz mógł skupić się na wyborze najlepszego systemu z dostępnych opcji i nie będziesz marnował energii na przeglądanie narzędzi, które są poza Twoim zasięgiem.
Niektóre systemy oferują darmowe wersje, ale mają one często ograniczenia co do liczby uczestników lub funkcjonalności i często okazują się ostatecznie płatne. Dlatego zamiast skupiać się na darmowych opcjach, lepszym rozwiązaniem będzie wybranie płatnego narzędzia.
#7 Dostosowanie do potrzeb
Na co powinieneś zwrócić uwagę, to również to, czy system, który Cię interesuje jest w pełni dostosowany do Twoich potrzeb i wymagań. Niektóre systemy mogą oferować różne opcje personalizacji, takie jak:
- dostosowywanie interfejsu użytkownika,
- zmiana układu ekranu,
- dodawanie własnych wtyczek,
- Dodawanie markowych kolorów i symboli.
Ale niektórym narzędziom brakuje tych opcji. Tymczasem, każda firma lub organizacja ma inne cele i potrzeby związane z komunikacją wideo. Wybrany system powinien więc spełniać konkretne wymagania, takie jak jakość transmisji, funkcje dostępne w czasie rzeczywistym i inne.
Co więcej, system wideokonferencyjny powinien być dostosowany do odpowiedniej branży i rodzaju działalności firmy. Na przykład, firmy medyczne potrzebują systemów, które zapewniają bezpieczeństwo, zgodność z przepisami dotyczącymi prywatności i ochrony danych pacjentów, a w branży kreatywnej znaczenie będzie miało za to świetna jakość obrazu.
#8 Opcje pomocy technicznej
Oczywiście, kluczowym jest, abyś sprawdził czy system oferuje odpowiednie opcje pomocy technicznej i wsparcia, takie jak:
✨ czat na żywo,
✨ dokumentacja,
✨ filmy instruktażowe,
✨ wsparcie telefoniczne,
✨ baza wiedzy, itp.
Czasami użytkownicy mogą napotkać problemy z systemem wideokonferencyjnym, które mogą wpłynąć na jakość połączenia. Takie problemy mogą prowadzić do przerw w pracy i opóźnień w realizacji zadań. Dodatkowo, Twoje narzędzie może mieć wiele funkcji i opcji, które mogą być trudne do zrozumienia dla pracowników, bądź użytkowników.
W każdym z tych przypadków może przydać Ci się pomoc. Dlatego ważne jest, aby system miał odpowiednie opcje, z których możesz skorzystać i szybko rozwiązać swoje problemy.
Jakie są programy do wideokonferencji?
Istnieje wiele różnych systemów wideokonferencyjnych, w tym popularne platformy takie jak Livewebinar, Microsoft Teams, czy Google Meet. Zobaczmy czym się charakteryzują.
#1 LiveWebinar
LiveWebinar to zaawansowana platforma do wideokonferencji, która umożliwia prowadzenie szkoleń, prezentacji i spotkań online. Oto niektóre z jej zalet!
✅ Oferuje zaawansowane funkcje - takie jak możliwość udostępniania ekranu, interaktywne narzędzia do prezentacji, wbudowane ankiety i quizy, integracje z innymi narzędziami, poczekalnia, wirtualne tła, broadcasting i livestreamming oraz wiele innych.
✅ Wysoka jakość dźwięku i obrazu - umożliwia prowadzenie płynnych i efektywnych spotkań online.
✅ Dostępność - działa na różnych platformach, w tym na komputerach PC, Mac oraz urządzeniach mobilnych na systemach Android i iOS.
✅ Wsparcie dla dużej liczby uczestników - co czyni go idealnym dla dużych firm i organizacji.
✅ Dostępność w wielu językach - obsługuje wiele języków i feruje też transkrypcję czatu.
LiveWebinar może posiadać kilka wad, do których można zaliczyć:
❌ Brak integracji z niektórymi narzędziami - pomimo tego, że platforma ma wiele integracji, to nie znajdują się tam wszystkie możliwe opcje.
❌ Zbyt dużo funkcji dla firm, które nie potrzebują tak wszechstronnego wyposażenia.
LiveWebinar to platforma, która oferuje wiele zaawansowanych funkcji i wysoką jakość dźwięku i obrazu za przystępną cenę. Możesz zdecydowanie wziąć ją pod uwagę podczas poszukiwania narzędzi do wideokonferencji.
#2 Microsoft Teams
Microsoft Teams to również platforma do wideokonferencji i współpracy online, która oferuje wiele zalet.
✅ Działa na różnych urządzeniach.
✅ Zapewnia bezpieczeństwo danych, dzięki funkcjom takim jak autoryzacja wieloskładnikowa.
✅ Obsługuje do 10 000 uczestników na spotkaniu.
Ale ma też wiele wad, w tym:
❌ Nie ma wielu zaawansowanych opcji do prowadzenia wideokonferencji
❌ Konfiguracja i zarządzanie aplikacją może być skomplikowane, szczególnie dla małych firm i niedoświadczonych użytkowników.
❌ Ma mało intuicyjny interface
❌ Może być kosztowny dla mniejszych firm lub osób prywatnych.
#3 Google Meet
Google Meet to następna platforma, która pomoże Ci prowadzić wideokonferencje i przy tym zaoferuje zestaw zalet:
✅ Prostota w obsłudze.
✅ Wsparcie dla dużej liczby uczestników.
✅ Działa na różnych urządzeniach.
Ale tak jak w przypadku Microsft Teams, nie obejdzie się bez wielu wad tego rozwiązania:
❌ Ma ograniczone funkcjonalności
❌ Wymagana integracja z Google Workspace
❌ Wykazuje problemy z jakością dźwięku i obrazu
❌ Wymaga stabilnej łączności internetowej, co może być problemem dla użytkowników z niską przepustowością internetową.
Jak więc widzisz, LiveWebinar może okazać się dla Ciebie strzałem w dzisiątkę, jeśli szukasz świetnego programu do wideokonferencji. Żeby być tego pewien, załóż darmowe konto i wypróbuj narzędzie już teraz.
Podsumowanie
Podczas wyboru systemu do wideokonferencji należy wziąć pod uwagę wiele czynników, aby wybrać najlepszy system dla Twoich potrzeb i wymagań. Przedstawiliśmy Ci nasze propozycje, które możesz wykorzystać w drodze do wyboru tego najlepszego systemu.
Postaw na system do wideokonferencji LiveWebinar i dostarczaj niesamowitych doświadczeń swoim pracownikom, klientom i całej społeczności, jaką zbudowałeś wokół marki.