Jak organizować spotkania "All-Hands" i dlaczego są tak ważne?

Spotkania "all-hands" to regularne zebrania całego zespołu, które mają na celu omówienie spraw firmy. Są one niezwykle cenne dla każdej organizacji, niezależnie od jej wielkości czy wieku. Właściwie przeprowadzone, mają potencjał do zwiększenia przejrzystości i zrozumienia celów firmy, co przekłada się na jej siłę i sukces.

Czym są spotkania "all-hands"?

Spotkania "all-hands" to regularne zebrania całego zespołu, na których omawiane są sprawy firmy. Główne cele takiego spotkania to:

• Udostępnianie aktualizacji biznesowych z ostatniego miesiąca, kwartału, roku, sezonu itp.
• Wspieranie zrozumienia misji i strategii firmy
• Świętowanie osiągnięć firmy i docenianie osób, które przyczyniły się do ich realizacji
• Dajemy wszystkim w firmie szansę na zadawanie pytań i wyjaśnianie wszelkich wątpliwości

Dlaczego spotkania "all-hands" są cenne?

Spotkania "all-hands" mają potencjał do zjednoczenia zespołów w niezwykle wartościowy sposób. Dają one perspektywę na stan firmy na poziomie zespołów i działów, a także podkreślają znaczenie wkładu każdego pracownika w dążenie do celów firmy. Oto kilka kluczowych korzyści z regularnego organizowania spotkań "all-hands":

1. Utrzymuje zespół na bieżąco i poprawia zrozumienie celów. Spotkania "all-hands" to jedna z najlepszych okazji do upewnienia się, że wszyscy członkowie zespołu są na bieżąco ze wszystkim, co dotyczy biznesu. Idzie to dalej niż tylko udostępnianie aktualizacji organizacyjnych i personalnych, które można przekazać w znacznie mniej kosztowny sposób. Poprzez podkreślanie misji, strategii i celów firmy, spotkania "all-hands" dają Ci szansę na precyzyjne dostosowanie swoich pracowników do celów firmy, wskazując im właściwy kierunek i zapewniając sukces w przyszłości.

2. Świętuje ludzi i podnosi ducha zespołu. Osiągnięcia firmy nie mogą istnieć bez ciągłego wysiłku osób zaangażowanych. Świętowanie sukcesów członków zespołu i docenianie ich ciężkiej pracy jest równie ważne jak utrzymanie ich na bieżąco z aktualizacjami biznesowymi. Szczególnie gdy Twoi pracownicy czują sięprzytłoczeni lub zniechęceni, jednym z najlepszych sposobów na podniesienie ich morale jest przeglądanie najważniejszych momentów ich wysiłków i docenianie osób, które pomogły je osiągnąć.

3. Daje głos każdemu. Spotkanie "all-hands" to jedno z najlepszych miejsc do stworzenia forum dla pytań pracowników i rozwiązania problemów z każdego zakątka firmy. Prowadzenie otwartej sesji pytań i odpowiedzi z kierownictwem może pomóc odkryć najważniejsze problemy w organizacji, promując przejrzystość w miejscu pracy. Dobrą zasadą jest poświęcenie co najmniej 20% czasu spotkania "all-hands" na sesję pytań i odpowiedzi.

4. Kształtuje zdrową kulturę firmy. Spotkania "all-hands" to jedno z najlepszych miejsc nie tylko do pokazania kultury firmy, ale także do jej rozwijania. Pokazywanie i wzmacnianie kultury firmy poprzez zaangażowanie osób, dla których spotkanie jest przede wszystkim przeznaczone, jest kluczowe. Pozwól im przyczynić się do agendy i współtworzyć program oraz prowadzić aktywności, które sprawią, że uczestnicy będą się dobrze bawić. Przecież spotkania "all-hands" są dla Twoich pracowników, więc daj im dobry powód, aby byli podekscytowani obecnością na nich.

5. Łączy zdalne zespoły i pracowników z kierownictwem. Chociaż wyobrażenie sobie spotkań całej firmy na żywo jest teraz trudne, zrozumienie wartości łączności, jaką one prezentują, jest tak samo ważne jak zawsze. Spotkania "all-hands" to unikalna szansa na połączenie Twoich zdalnych pracowników z centralą i na prawdziwe poczucie, że są częścią firmy i społeczności organizacyjnej jako całości.

Jak Organizować Regularne Spotkania "All-Hands" Zdalnie?

Wiele firm prawdopodobnie stoi obecnie przed koniecznością przeniesienia wszystkich swoich spotkań na żywo do internetu na najbliższy czas, a być może na zawsze. Pamiętaj jednak, że prowadzenie spotkania "all-hands" w przestrzeni wirtualnej może mieć tak duży wpływ, jak gdybyś siedział w tym samym pomieszczeniu. Kluczem jest wygładzenie wszystkich nierówności na początku. Oto trzy ogólne etapy organizowania regularnych spotkań "all-hands" wirtualnie:

1. Konfiguracja techniczna. Pierwszym krokiem jest wybór niezawodnego narzędzia do wideokonferencji. Na przykład LiveWebinar! Jeśli planujesz prezentować slajdy, upewnij się, że działają one bezproblemowo na platformie i przetestuj wcześniej wszelkie interaktywne funkcje, takie jak przeprowadzanie ankiet na żywo i sesji pytań i odpowiedzi.

2. Faza przygotowania. Podobnie jak na spotkanie "all-hands" na żywo, następnym etapem jest przydzielenie konkretnych ról członkom Twojego zespołu. Na spotkaniu powinno być kilku prelegentów, ponieważ zmiana prelegentów pomaga przełamać monotonność i wprowadza wiele perspektyw z różnych zakątków Twojej organizacji. Wprowadzenie moderatora może być również pomocne, co oznacza, że powinien on przywitać Twoich kolegów z zespołu, gdy dołączają do rozmowy, wygłosić mowę inauguracyjną i pilnować agendy. Szczególnie dla online interaktywnych działań, przydzielenie komuś roli facilitatora dyskusji, który będzie kierował nadchodzącymi pytaniami i kierował dyskusję zgodnie z wejściem pracowników, może pomóc utrzymać sesje pytań i odpowiedzi w ruchu.

3. Dostarczanie treści i ułatwianie interakcji. Mocny początek Twojego wirtualnego spotkania "all-hands" ustawi ton na resztę spotkania, więc upewnij się, że Twoje wprowadzenie jest jak najbardziej angażujące. Pozwól moderatorowi powitać uczestników i poświęć pierwsze kilka minut na idealne rozgrzewki, które mogą obejmować wszystkich. Pracownicy zdalni na całym świecie borykają się z wyzwaniami samotności i izolacji, więc poświęcenie trochę czasu na towarzyszenie przed rozpoczęciem spotkania może pomóc uspokoić Twoich pracowników. Ponadto, zachęcaj swoich kolegów do włączenia swoich kamer na spotkanie. Prawdopodobnie wiele ich wirtualnych rozmów i spotkań było tylko głosowych, ale obecność twarzy pracowników na ekranie może sprawić, że wirtualne spotkanie "all-hands" będzie odczuwane jako bardziej osobiste i interaktywne.

Podsumowanie

Regularne prowadzenie spotkań "all-hands" może być kluczem do wzmocnienia Twojego biznesu. Teraz, gdy wiesz, jak zoptymalizować swoje spotkania i uzyskać z nich najbardziej satysfakcjonujące